HOME > Политика защиты конфиденциальности личной информации

Политика защиты конфиденциальности личной информации

Дата принятия: 01.04.2005
Дата последней редакции: 26.03.2013
Президент «Эмердженси Ассистанс Джапан Ко., Лтд.» (Emergency Assistance Japan Co., Ltd.): Кадзумаса Ёсида (Kazumasa Yoshida)

I. Политика защиты конфиденциальности личной информации

Предоставляя качественные услуги ассистанса в области медицинского обслуживания и обеспечения жизнедеятельности для безопасного, спокойного и приятного пребывания наших клиентов за рубежом, компания «Emergency Assistance Japan Co., Ltd.» (далее – EAJ) стремится внести свой вклад в создание экономически развитого и комфортного для жизни общества.
Отправным пунктом нашей деятельности в области услуг ассистанса, имеющих большое социальное значение, является доверие наших клиентов.
С этой точки зрения защита конфиденциальности личной информации является одним из наиболее важных элементов процесса осуществления нашей деятельности, и EAJ понимает, что несет серьезную ответственность за организацию соответствующего контроля и обеспечение необходимой защиты конфиденциальности используемой нами личной информации.
Для осуществления должной защиты конфиденциальности личной информации EAJ приняла политику защиты конфиденциальности личной информации, состоящую из нижеперечисленных положений, которые EAJ неуклонно реализует, поддерживает и совершенствует.

  1. EAJ строго соблюдает законы об охране личной информации, следует государственной политике в этой области, а также положениям других нормативных актов и документов в процессе осуществления всех видов своей деятельности, при использовании личной информации своих клиентов и личной информации своих сотрудников и т.д. Для этого EAJ приняла и должным образом реализует систему контроля и защиты конфиденциальности личной информации, которая соответствует требованиям промышленного стандарта Японии «Требования к системе контроля и защиты конфиденциальности личной информации» (JIS Q15001: 2006).
  2. EAJ определила цели использования личной информации, необходимой для ведения своей деятельности и соответственным образом осуществляет сбор, использование и предоставление личной информации. Для того, чтобы вся полученная личная информация использовалась исключительно в соответствии с установленными целями, и ни для чего-либо иного, EAJ создала и реализует специальный комплекс мер.
  3. EAJ не предоставляет полученную личную информацию третьим лицам за исключением случаев, когда лицо, к которому относится такая информация, дало на это свое согласие, а также предусмотренных законом случаев.
  4. EAJ создала и реализует специальный комплекс мер безопасности на организационном, личном, физическом и технологическом уровнях для обеспечения должного контроля полученной личной информациии, принимает меры для предупреждения уничтожения, искажения и утечки личной информации, а также для усовершенствования систем защиты конфиденциальности личной информации.
  5. При получении каких-либо запросов и претензий, связанных с использованием личной информации, EAJ оперативно и добросовестно рассматривает их, в разумные сроки предоставляя ответ.
  6. EAJ постоянно пересматривает и улучшает существующую систему контроля и защиты конфиденциальности личной информации с целью отражения изменений, происходящих в обществе и современных технологиях.

II. Использование личной информации

Синъити Ёсии (Shinichi Yoshii), генеральный менеджер административного департамента, менеджер по контролю и обеспечению защиты конфиденциальности личной информации

1. Сбор личной информации

EAJ собирает только ту личную информацию, которая необходима для осуществления ее деятельности, и делает это только способами, которые определены соответствующими законодательными актами.
В определенных случаях EAJ может осуществлять или хранить аудио- и письменные записи содержания запросов и обращений.

2. Цели использования личной информации

EAJ использует полученную личную информацию только для осуществления своей деятельности (в основном зарубежной), перечень видов которой приведен ниже в пункте (1), а также исключительно в целях использования, перечисленных в пункте (2).
EAJ не использует личную информацию ни в каких других целях кроме определенных законом случаев, для чего установлены необходимый порядок и правила.
В случае изменения целей использования личной информации об этом будет сообщено лицу, к которому относится такая информация, либо информация об изменениях будет опубликована на интернет-сайте EAJ.

[1] Виды деятельности
  • (1) Предоставление информации о медицинских учреждениях лицам, нуждающимся в лечении по причине болезни либо вследствие заболевания или травм, полученных в результате стихийного бедствия или несчастного случая; представительские услуги при назначении приема в больницах; предоставление услуг переводчиков, специализирующихся в области медицины; предоставление услуг по экстренной транспортировке, а также других услуг (услуги медицинского ассистанса)
  • (2) Предоставление различной информации о лечении и обеспечении безопасности, оказание помощи и предоставление консультационных услуг, а также любая другая деятельность, связанная с прохождением лечения и обеспечением безопасности
  • (3) Оказание иностранным гражданам, желающим пройти лечение в Японии, содействия в получении соответствующей визы для лечения, предоставление информации о лечебных учреждениях, принимающих иностранцев на лечение, предоставление услуг переводчиков, специализирующихся в области медицины, предоставление посреднических услуг при оплате стоимости медицинских услуг, а также ряда других услуг (услуги по координации в области международного медицинского обслуживания)
  • (4) Предоставление экстренной помощи и услуг по транспортировке в случае неисправности автомобиля на дороге, дорожно-транспортного происшествия и пр.
  • (5) Предоставление представительских услуг по заказу транспорта, гостиниц, питания, организации и проведению мероприятий, а также покупке различных предметов, приему и переадресации телефонных звонков и пр.
  • (6) Предоставление туристического обслуживания в соответствии с законом Японии «О деятельности туристических агентств», а также консультационных услуг, связанных с организацией туристических поездок
  • (7) Предоставление агентских услуг по страхованию от несчастных случаев и ущерба, а также
  • (8) Любая другая деятельность, связанная с осуществлением вышеперечисленного.
[2] Цели использования
  • (1) Для соответствующего осуществления всех указанных видов деятельности, а именно: предоставления клиентам услуг по заявлению, связи с клиентами, выставления счетов и произведения расчетов, ответов на запросы, выполнения поручений и пр.
  • (2) Для извещения клиентов о продуктах и услугах, предоставления информации, проведения анкетирования, сбора и анализа данных в процессе осуществления всех вышеперечисленных видов деятельности
  • (3) Для правильного и эффективного осуществления деятельности, порученной бизнес-партнером.
  • (4) Для обеспечения внутренней безопасности, например при входе либо выходе из здания
  • (5) Для обеспечения справочной информации при найме персонала, а также
  • (6) Для управления персоналом.

3. Предоставление личной информации третьим лицам

EAJ не предоставляет личную информацию третьим лицам без личного на то согласия за исключением следующих случаев:

(1) Случаи, предусмотренные законом
(2) Случаи, когда предоставление личной информации необходимо для защиты жизни, физического здоровья или имущества в отсутствие возможности получить личное согласие по объективным причинам
(3) Случаи, когда предоставление личной информации особенно необходимо в целях повышения уровня общественного здравоохранения либо для обеспечения здоровья детей в отсутствие возможности получить личное согласие по объективным причинам, а также
(4) Случаи, когда закон обязывает EAJ оказывать содействие деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, а также организаций и лиц, действующих от имени и по поручению данных органов, однако получение личного согласия может воспрепятствовать осуществлению указанной деятельности.

4. Совместное использование личной информации с нашими бизнес-партнерами

В процессе осуществления своей деятельности и исключительно для достижения целей этой деятельности EAJ может передавать личную информацию своим бизнес-партнерам. В таких случаях EAJ строго контролирует сохранение конфиденциальности личной информации в полном соответствии с требованиями закона Японии «Об охране личной информации», а также системы контроля и защиты конфиденциальности личной информации.

5. Использование информации конфиденциального характера

EAJ не собирает, не использует и не предоставляет третьим лицам никакую информацию конфиденциального характера, например информацию о состоянии здоровья, историю болезни и пр., за исключением случаев, предусмотренных законом Японии «Об охране личной информации», а также другими законодательными актами и нормативными документами.
Примечание: Определение информацией конфиденциального характера дано в Статье 6 «Руководства по защите конфиденциальности личной информации в финансовом секторе».

6. Консультационная служба по вопросам личной информации

По всем вопросам и претензиям, связанным с использованием EAJ личной информации, клиент может обратиться в консультационную службу EAJ (контактные данные см. ниже).

[Консультационная служба]

Отдел по работе с клиентами, Emergency Assistance Japan Co., Ltd.
Почтовый адрес: НРК Коисикава Билдинг 1-21-14 Коисикава, Бункё-ку, Токио, ЯПОНИЯ 112-0002 (NRK Koishikawa Building, 1-21-14 Koishikawa, Bunkyo-ku, Tokyo, Japan 112-0002)
Тел.: 03-3811-8121
Время работы: 10:00 – 16:00 (кроме субботы, воскресенья и праздничных дней)
Электронная почта: soudan@emergency.co.jp

7. Наименование сертификационного органа по защите персональной информации, к которому принадлежит наша компания, а также контактные данные для подачи рекламаций и жалоб

Наименование: Ординарный корпоративный фонд Японский институт развития электронной экономики и сообщества (Japan Institute for Promotion of Digital Economy and Community)
Контактные данные: Консультативный центр по рекламациям в отношении защиты персональной информации
Адрес: Roppongi First Building, 9-9 Roppongi 1-chome, Minato-ku Tokyo, 106-0032 JAPAN
Тел.:03-5860-7565, 0120-700-779
*Внимание: указанные контактные данные не предназначены для заявок и запросов в отношении сервиса нашей компании.

III. Порядок предоставления и изменения личной информации

EAJ обеспечивает своевременное оповещение о целях использования, о предоставлении, внесении изменений, удалении и других действиях, касающихся личной информации (далее в тексте «предоставление и т.д. личной информации»), производимых на основании личного заявления либо на основании заявления доверенного лица в соответствии со следующими порядком и правилами.

[Порядок и правила подачи заявления на предоставление и т.д. личной информации]

  1. Место подачи заявления на предоставление и т.д. личной информации
    Следует обратиться в Консультационную службу (см. выше раздел II, пункт 6).
    EAJ вышлет по почте установленную форму заявления на предоставление и т.д. личной информации. Необходимо заполнить заявление и, приложив необходимые документы, отправить его EAJ.
  2. Перечень представляемых документов
    (1) Заявление на предоставление и т.д. личной информации в установленной форме
    (2) Документы, подтверждающие личность заявителя
    • (I) В случае, если заявитель подает заявление лично
      Любой документ из нижеперечисленных:
      • Оригинал свидетельства регистрации личной печати (свидетельство должно содержать адрес настоящего места проживания и быть выдано в течение трех месяцев до даты подачи заявления)
      • Копия водительского удостоверения, медицинского страхового полиса, паспорта или какого-либо другого документа, выданного любым государственным учреждением
    • (II) В случае, если заявление подает доверенное лицо
      К любому из документов, подтверждающих личность заявителя, перечисленных выше в пункте I, необходимо приложить документ, подтверждающий личность доверенного лица, и документ, подтверждающий право выступать в качестве доверенного лица

    [Документы, подтверждающие личность доверенного лица]

    Любой документ из нижеперечисленных:
    • Оригинал свидетельства регистрации личной печати доверенного лица (свидетельство должно содержать адрес настоящего места проживания и быть выдано в течение трех месяцев до даты подачи заявления)
    • Копия водительского удостоверения, медицинского страхового полиса, паспорта или какого-либо другого документа, выданного любым государственным учреждением доверенному лицу

    [Документы, подтверждающие право выступать в качестве доверенного лица]

    Любой документ из нижеперечисленных:
    • Документ, подтверждающий родительские или попечительские права в случае, если в качестве доверенного лица выступает родитель или попечитель
    • Доверенность в случае, если доверенным лицом выступает доверенный представитель (доверенность должна быть скреплена зарегистрированной личной печатью доверителя)
  3. Плата за услуги
    При получении заявления предоставление личной информации, а также извещение о целях использования оплачивается в размере 840 японских иен (эта сумма включает потребительский налог в размере 40 японских иен) за ответ на один запрос. Оплата услуги осуществляется банковским переводом на счет, указанный EAJ. Комиссия банка за выполнение платежа оплачивается заявителем.
  4. Порядок ответа на запрос
    При получении заявления EAJ сначала проверяет его содержание, а также изучает все обстоятельства дела; после подтверждения факта оплаты стоимости услуги (в случае, если за данную услугу взимается плата), лицу, к которому относится эта информация, будет направлен письменный ответ. Ответ EAJ направляется лицу, к которому относится данная информация даже в случае, если заявителем выступает доверенное лицо. Исключения составляют случаи, когда заявителем является родитель или попечитель.
    В случаях, когда предоставление и т.д. личной информации в ответ на запрос связано угрозой жизни, физическому здоровью, имуществу или любым другим правам и интересам лица, к которому относится эта информация, или третьих лиц, а также в случаях, когда предоставление информации является нарушением существующего законодательства, EAJ не может предоставить ответ на запрос. В подобных случаях EAJ укажет точные причины, по которым удовлетворение запроса является невозможным.